Rà soát, phân loại tài liệu chuẩn bị cho việc số hóa

Trong đợt cao điểm, xã tập trung triển khai quyết liệt các nhiệm vụ số hóa hồ sơ, tài liệu lưu trữ; tạo lập hồ sơ điện tử; làm sạch, chuẩn hóa dữ liệu trên địa bàn xã; đồng thời khắc phục tình trạng hồ sơ tồn đọng, chưa chỉnh lý, chưa số hóa; nâng cao chất lượng cập nhật dữ liệu trên các hệ thống dùng chung.

Xác định đây là nhiệm vụ trọng tâm, đợt cao điểm được thực hiện theo phương châm “6 rõ”: Rõ người, rõ việc, rõ thời gian, rõ trách nhiệm, rõ sản phẩm, rõ thẩm quyền; hồ sơ, tài liệu số hóa phải bảo đảm đầy đủ thành phần, đúng thể thức, rõ nét, dễ khai thác, sử dụng; ưu tiên số hóa các hồ sơ có tần suất khai thác cao, hồ sơ thủ tục hành chính, hộ tịch, đất đai, tài chính, giáo dục, chính sách xã hội.

Mục tiêu cụ thể: Phấn đấu hoàn thành 100% phân loại tài liệu để chỉnh lý, số hóa đối với các hồ sơ, tài liệu đủ điều kiện số hóa; tổ chức rà soát, phân loại tài liệu tồn đọng của 3 xã Khang Ninh, Nam Mẫu, Cao Thượng (trước sắp xếp); xác định khối lượng tài liệu cần chỉnh lý theo đơn vị mét giá; phân loại sơ bộ tình trạng tài liệu, phục vụ chỉnh lý và số hóa.

Trong đợt cao điểm này, UBND xã đã lãnh đạo, chỉ đạo quyết liệt, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các cơ quan, đơn vị. Từ ngày 29/5, cán bộ, công chức, viên chức UBND xã, huy động lực lượng giáo viên, nhân viên các trường trên địa bàn tập trung rà soát, phân loại tài liệu tồn đọng của 03 xã trước sắp xếp. Đồng thời, loại bỏ tài liệu trùng lặp, tài liệu hết giá trị, lập danh mục hồ sơ đủ điều kiện số hoá.

Tiếp đó, hồ sơ, tài liệu sẽ được số hóa, chuẩn hóa dữ liệu theo quy định của các hệ thống dùng chung, đồng bộ với cơ sở dữ liệu của tỉnh./.

Ngọc Tú